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EDI (Electronic Data Interchange)

Geschäftsbezogene Formulare, Informationen und Nachrichten werden traditionell in Schriftform übermittelt. Mit der Einführung der Informationstechnologie änderte sich hieran zunächst wenig. Viele der beim Geschäftsdatenaustausch anfallenden Formulare und Belege werden mit Hilfe der EDV erstellt, versandt und vom Empfänger erneut erfasst.

Diese Form der Kommunikation ist langsam und verursacht hohe Kosten durch

  • Fax-/Portogebühren
  • Neuerfassung
  • Suche und Korrektur von Erfassungsfehlern

Einen wichtigen Schritt zur Vereinfachung und Beschleunigung des geschäftlichen Nachrichten-, Informations- und Datenaustausches stellt EDI dar. EDI (Electronic Data Interchange) ist der Oberbegriff für alle Systemkonzepte, die es ermöglichen, in einem EDV-System erstellte Daten zu einem anderen, räumlich entfernten, System zu übertragen und dort ohne manuellen Eingriff weiterzuverarbeiten (Rechner-zu-Rechner-Kommunikation).

Einheitliches Datenformat

Eine unmittelbare Weiterverarbeitung der empfangenen Daten ist nur möglich, wenn der Empfänger das gleiche Datenformat (Datenstruktur, Datensemantik) verwendet wie der Absender. Hierzu sind Vereinbarungen zwischen dem Sender und dem Empfänger elektronischer Nachrichten erforderlich, so z.B. über die Struktur der zu übermittelnden Dateien und die Bedeutung der einzelnen Datenelemente. Im Rahmen derartiger Vereinbarungen entstanden in der Vergangenheit eine Reihe länder- oder branchen-spezifischer Standards, wie z. B. EDIFOR (Spedition), ODETTE (Automobilbranche), EANCOM (Handel) oder SWIFT (Banken).

Branchenspezifische Datenformate

Damit konnten große Einsparungen und Zeitvorteile realisiert werden, die sich jedoch grundsätzlich nur auf den Nachrichtenaustausch innerhalb der jeweiligen Branche oder des jeweiligen Landes beziehen. Alle über diesen Teilnehmerkreis hinausgehenden Kommunikationsbeziehungen müssen jedoch weiterhin konventionell, d.h. per Brief, Telefax, Telex oder Telefon, abgewickelt werden, da die gleichzeitige Einrichtung und Pflege verschiedener EDI-Kommunikationssysteme aus Kostengründen zumeist nicht möglich oder gewollt ist.

UN/EDIFACT

Der Ansatz zur Überwindung dieser Schwierigkeiten ist UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Dieser globale Datenstandard definiert einheitliche Regeln für die Darstellung von Geschäftsvorgängen zum branchen- und länderübergreifenden Datenaustausch zwischen IT-gestützten Geschäftssystemen unterschiedlicher Branchen.

Keine Medienbrüche

Damit besteht erstmals die Möglichkeit, komplexe Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen ohne die sonst üblichen "Medienbrüche" (von Papier in elektronische Daten und zurück) abzuwickeln.

Weltweite Gültigkeit

Gegenüber allen anderen EDI-Formaten weist UN/EDIFACT zwei wichtige Vorteile auf:

  • die weltweite Gültigkeit des UN/EDIFACT-Standards und
  • das sehr weite, branchenübergreifende Spektrum von Geschäftsvorfällen, für das im Rahmen des UN/EDIFACT-Standards Nachrichtentypen bereitgestellt werden.
  • Vereinte Nationen

Die weltweite Verbreitung von UN/EDIFACT wird sichergestellt durch den Initiator und Träger des EDIFACT-Entwicklungsprozesses: die Vereinten Nationen. Unter deren Leitung sind eine Vielzahl nationaler und internationaler Normungsgremien und Benutzergruppen aus Handel, Industrie und Dienstleistung an der Erarbeitung und Verabschiedung der einzelnen Nachrichtentypen tätig. Diese Nachrichtentypen werden für sämtliche Geschäftsvorfälle entwickelt, die bei Unternehmen in unterschiedlichsten Branchen anfallen, wie z.B. Bestellungen, Lieferstatusmitteilungen, Rechnungen, Zahlungsaufträge oder Zollformalitäten

Nachrichtentypen und Subsets

Der wichtigste Datenstandard ist der schon erwähnte UN/EDIFACT Standard. Er inkludiert derzeit über 200 Nachrichtentypen. Seit 1990 gibt es das populäre EANCOM®-Subset. Es wird im Handel verwendet und deckt die 42 wichtigsten Nachrichtentypen ab. In der Transportindustrie und bei logistischen Datenaustauschverfahren werden ebenfalls Nachrichten des EANCOM Subsets verwendet. In der Transportbranche sind elektronische Nachrichten der IFTM (International Forwarding and Transport Messages) Familie sehr verbreitet.

BARCODE und EDI

Bei der Erfassung von Daten hat das BARCODE-System gegenüber der manuellen Erfassung signifikante Vorteile. Statistiken belegen einen Eingabefehler auf 300 Tastatureingaben gegenüber einer Fehlerquote von 1 zu 1 Million bei gescannten Eingaben.

Obwohl ursprünglich aus dem Kosumgüterbereich heraus entstanden, existieren inzwischen eine Vielzahl von Empfehlungen und Anwendungen zum kombinierten Einsatz von EDI und Barcode in vielen Branchen.

Welche Vorteile bietet der elektronische Datenaustausch?

Vorteile durch EDI

Im Vergleich zum konventionellen Nachrichtenaustausch (per Brief, Telex, Telefax oder Telefon) bietet EDI eine Reihe von Vorteilen:

  • geringerer Datenerfassungsaufwand, da viele Daten nur einmal erfasst werden müssen und anschließend automatisch weiterverarbeitet werden können.
  • geringere Fehlerhäufigkeit, da die erneute Erfassung von Daten vermieden wird
  • geringere Durchlaufzeiten und höhere Reaktionsgeschwindigkeiten, da in elektronischer Form eintreffende Nachrichten sofort und automatisiert verarbeitet werden können, während schriftliche oder telefonische Nachrichten erst erfasst werden müssen
  • Vorteile durch EDIFACT

Zusätzlich zu diesen EDI-bedingten Vorteilen können EDIFACT-Anwender auch die folgenden Nutzeffekte realisieren:

  • branchen- und länderübergreifende Kommunikation
  • praktisch alle im heutigen Wirtschaftsleben relevanten Geschäftsvorfälle werden durch EDIFACT abgedeckt
  • weitestgehende Automationsmöglichkeiten durch umfangreiche und strukturierte Nachrichtenteile
  • Technologische Aspekte von EDI

Um EDI einsetzen zu können, müssen aus technischer Sicht drei Komponenten berücksichtigt werden :

  • Die Verbindung Kommunikationsleitung) zum Geschäftspartner
  • Datenkommunikation (file transfer) mit dem Geschäftspartner
  • Standards für die physische Verbindung zum Geschäftspartner
  • Die Verbindung zum Geschäftspartner

Eine Verbindung zu einem Geschäftspartner kann über tausende Kilometer hinweg erfolgen Die Art und Weise, in denen Daten ausgetauscht werden, hängt hauptsächlich von den Geschäftsgegebenheiten ab. Es läßt sich hier in primär zwei verschiedene Möglichkeiten der Verbindung unterscheiden. Einerseits kann der Datentransfer direkt erfolgen. Ein IT- System kommuniziert ohne zeitliche Verzögerungen mit einem anderen IT-System. Diese Verbindung wird im Normalfall mittels Telekommunikationsleitungen erfolgen. Andererseits können die zu übermittelnden Daten an einem Punkt gesammelt werden, und erst ein gewisser Umstand löst den Prozeß des eigentlichen, dann direkten Datentransfers aus Beispiele solcher Auslöser wären etwa das Erreichen einer bestimmten Anzahl angesammelter Dokumente, eine bestimmte Uhrzeit oder auch eine Kombination mehrerer solcher Gegebenheiten und Ereignisse (events). Das Ansammeln dieser Daten für einen bestimmten Empfänger wird von einem Dritten erledigt. Vorteile dieser indirekten Art der Verbindung sind, dass der Empfänger von EDI Nachrichten (messages) nur mit einer Stelle dem Anbieter eines solchen Sammeldienstes, kommuniziert und regelmäßig nicht von der Bereitschaft des potentiellen Datenempfängers zur Annahme der Daten abhängt.

VAN

Value Added Networks kommen eine wichtige Bedeutung zu. Sie dienen oft als sogenannte EDI Clearing Center und bieten im allgemeinen weit mehr als nur das Stapeln empfangener EDI-Nachrichten zur definierten Weitergabe an den Datenendempfänger. Die wichtigsten Services eines EDI Clearing Centers können zusammengefaßt werden in:

· Nachrichtenservices

In diese Kategorie fällt das Zurverfügungstellen der Daten innerhalb einer Mailbox, in der die EDI Nachrichten gesammelt werden.

· Nachrichtenbearbeitungsservices

Dieser Bereich ist der wichtigste, der von solchen EDI Clearing Center angeboten wird Er umfaßt das Validieren und Verifizieren von Nachrichteninhalten, also die formale Prüfung von Syntax und Passwörtern, sowie die Einhaltung der entsprechenden Nachrichtenstandardversion und der vereinbarten Datenstrukturen und Dateninhalte

  • Ver- und Entschlüsseln der EDI Nachrichten, um die Datensicherheit zu gewährleisten
  • Archivierung und Dearchivierung
  • Management Services

Diese Kategorie beinhaltet die Abrechnung für die Sende- und Empfangsdienste eines Clearing Centers sowie zum Beispiel ein Neusenden der Daten, wenn die ursprüngliche Nachricht nicht oder verstümmelt beim Empfänger angekommen ist.