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Was ist “E-Invoicing”?

Das aktuelle Thema “E-Invoicing” ist derzeit auf der Liste IT-orientierter Projekte, besonders in Grossunternehmen, ganz oben positioniert und die Nutzung dieses Verfahrens verspricht erhebliche Rationalisierungs- und Kosteneinsparpotentiale. (siehe nachfolgenden Praxisbericht der Beiersdorf AG)

“E-Invoicing” umfasst alle Bereiche der elektronischen Rechnungerstellung (Belastung (Debit), Gutschrift (Credit)) und des papierlosen Versandes der Rechnungsdaten unabhängig vom Format mittels E-Mail, EDI oder Internet bis hin zu den sogenannten Consolidator Lösungen (Zentralab- wicklung der Rechnung über ein Service Center). Hierzu gehören auch die Aufgaben im Rahmen der Datenintegration in das Finanz- und Abrechnungssystem des jeweiligen Rechnungssenders bzw. Rechnungsempfängers im Sinne einer automatisierten Rechnungsprüfung und Archivierung.

Ein weiterer Begriff ist “E-Billing”, häufig als Synonym verwendet, wird im Allgemeinen als die Auslagerung von “E-Invoicing” an externe Dienstleister im Sinne eines “Outsourcing” als ASP (Application Service Providing) Service verstanden.

“E-Invoicing” ist eine moderne, zuverlässige, sichere, rechtskonforme und praktisch papierlose Methode zur Erstellung und Versand von Rechnungen für Güter, Dienstleistungen und andere Transaktionen, wobei sowohl Unternehmen als auch private Konsumenten diese Rechnungen in einem elektronischen Format empfangen können.

“E-Invoicing” ist effektiv und kostenreduzierend und hat das Potenzial großer Einsparungen und halbiert durchschnittlich die Rechnungserstellkosten von vergleichbaren gedruckten Papierrechnungen.

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Dazu finden Sie hier einen Erfahrungsbericht aus der Praxis

Beiersdorf AG nutzt “E-Invoicing”

Beiersdorf, ein weltweit führendes Markenartikelunternehmen und Ratiopharm, eine international agierende Pharmagruppe, wickeln ihre Eingangsrechnungen elektronisch ab.

80 Prozent Kosteneinsparung

Täglich treffen Berge von Papierrechnungen bei Beiersdorf und Ratiopharm ein, die sie bisher manuell bearbeiten mussten. Dabei verschlang der Weg durch die Hände der Mitarbeiter viel Zeit, verursachte Fehler und Kosten. Die Diplomarbeit von Ulrike Daehne hat das Thema „Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) im deutschen Markt“ und wies nach, dass für die papierbasierte Rechnungsstellung durchschnittliche Kosten in Höhe von 12,50 Euro pro Rechnung. Der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) spricht von 16,16 Euro, die eine per Post versendete Rechnung ein deutsches Unternehmen im Schnitt kostet – im Gegensatz zu 2,00 Euro, die beim standardisierten Datenaustausch anfallen. Auch die Europäische Kommission hält Einsparungen von 72 Prozent beim Wechsel von herkömmlichen Papierrechnungen zur elektronischen Rechnung für realisierbar.

In vergleichbaren Projekten sind Kosteneinsparungen von bis zu 80 Prozent bei traditionellen papierbasierten Prozessen und immerhin 30 Prozent bei einer bereits vorhandenen OCR Lösung (Optical Character Recognition) zu erzielen. Diese Größenordnungen bestätigt auch ein Anwender und sagt: „Zeit- und Kostenersparnis ist zwar wichtig, war aber für uns nicht allein entscheidend. Der Schlüssel für die erfolgreiche Umstellung war die reibungslose Implementierung des Prozesses gemeinsam mit unserem Dienstleister.“

Beiersdorf geht voran

Der hohe Return-on-Investment (ROI) bei Beiersdorf zog in der Branche Kreise. Mit dem Ziel, Kosten im Bereich der Rechnungseingangsbearbeitung zu senken

Lieferanten senden ihre Rechnungsdaten in einem hauseigenen Format sowie die dazu passenden Rechnungen als PDF. Die individuellen Rechnungsdaten werden in das vom Auftraggeber gewünschte Format konvertiert und überträgt dieses zusammen mit der Rechnung, einer qualifizierten elektronischen Signatur und einem Verifikationsprotokoll an das Unternehmen. Dann kann das konvertierte Datenformat direkt in das hauseigene System verbucht werden und die Rechnung in den Workflow und das Archivsystem übernehmen. Das unkomplizierte Consolidator-Modell überzeugte auch andere Unternehmen der Chemie- und Pharmabranche. Ratiopharm testete die Lösung in einem Pilotprojekt und plant weitere Lieferanten mit geringem Aufwand an den elektronischen Rechnungsdatenaustausch anzubinden. „Mit der neuen Struktur können wir sofort und sicher in den elektronischen Rechnungsempfang einsteigen. Schneller ROI sowie massive Kostenersparnis bei uns, aber auch auf der Lieferantenseite, sprechen für sich“, so der Vertreter von Ratiopharm.

“E-Invoicing” erleichtert die Buchhaltung

Der europäische Markt für “E-Invoicing” wächst um jährlich 60 bis 100 Prozent, schätzen Experten. Netzwerke für elektronische Rechnungen, sogenannte Consolidator-Lösungen, wachsen rasant und werden immer stärker traditionelle Electronic Data Interchange (EDI) und Scanning Lösungen ersetzen

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